いよいよマイナンバーが今年１０月から通知され、来年（平成２８年）１月から利用が始まります。

中小企業の経営者の方の中には、「なんとなくは分かっているけど、何をすれば良いかわからない。」という方も多いと思います。

そこで今回は、「マイナンバー入門」と題して、マイナンバーについて５つのポイントを紹介したいと思います。

ポイント①：税金と社会保険の手続で使う

使う場面ですが、民間企業では、税金と社会保険の手続でマイナンバーを使います。
税金関係では、源泉徴収票、給与支払報告書などを作成するときに従業員のマイナンバーが必要になります。
社会保険関係では、健康保険、雇用保険、厚生年金などの手続で使います。
いずれも、来年１月以降税金や社会保険の書類の様式が変わり、マイナンバーを書く欄が追加されます。

ポイント②：利用目的はきちんと通知または公表を、本人確認もしっかり

第三者のマイナンバーを取得する際は、事前に利用目的を通知または公表する必要があります。ex.「源泉徴収票・給与支払報告書にマイナンバーを書いて提出します。」と社員にメールする、社内掲示版に記載するなど。
また、マイナンバーを取得する際は、来年１月から交付が始まる「個人番号カード」や運転免許証での本人確認をしっかり行わなければいけません。

ポイント③：利用は法律で認められた手続のみ、顧客管理などでの利用はＮＧ

マイナンバーを利用できるのは、法律で認められた税金と社会保険の手続のみで、それ以外（ex.社員番号や顧客管理番号として使う）は、たとえ本人の同意があってもできません。

ポイント④：必要がなくなったら廃棄する

必要がなくなった場合（ex.社員が退職して保険等の手続が不要になった場合）は速やかに廃棄・削除しなければいけません。
逆にいえば、雇用が続く場合は保管し続けることができます。

ポイント⑤：取り扱う担当者を決めるなど管理をしっかりと

これまでも個人情報の取扱いは気を付けていると思いますが、マイナンバーはより厳格な管理が求められます。
例えば、マイナンバーが書かれた書類は鍵付きの棚や引き出しに保管、パソコンにウイルス対策ソフトを導入する、シュレッダーを用意するなどの対応が必要です。
また、故意に漏えいさせるなどした場合は罰則もあるので、注意が必要です。

 

いかがでしたか？マイナンバーについて、少し具体的にイメージできたでしょうか。
もっと詳しく知りたいという方については、政府広報オンラインに分かりやすく書かれていますので、そちらを参照してください。「導入チェックリスト」もあります。